Kollaboration über Microsoft Sharepoint

am 26. November 2017 in Aktuelles, Tech von

Sharepoint ist eine “Enterprise-Platform” von Microsoft, welche für Geschäftsanwendungen entwickelt wurde. Es bietet ein breites Portfolio an nützlichen und produktivitätssteigernden Funktionen für große und kleine Unternehmen.

Die Vorzüge von Sharepoint

Verbesserung der Teamproduktivität

Sharepoint beinhaltet viele Anwendungen innerhalb eines Systems, darunter zählen unter anderem Teamsites für die Kollaboration innerhalb eines Teams, eine umfangreiche Funktion zur Dokumentenablage und -organisation, sowie Benachrichtigungsfunktionen für Inhalte etc.

Umfangreiche Berechtigungsstruktur

Innerhalb von Sharepoint gibt es die Möglichkeit, die Berechtigungen nach Belieben anzupassen. So beschränken sich die Berechtigungsstufen nicht nur auf das Lesen, Schreiben und Löschen, sondern es sind sogar komplett eigene Berechtigungen einstellbar. Hierbei können die Berechtigungen vom Elternobjekt auf alle Subsites vererbt werden, oder, je nach Bedarf, auf einzelne Listen und Dokumenten spezifizierte Berechtigungen vergeben werden. Es ist auch möglich User-Gruppen zu erstellen (z. B. Abteilung, Team, Projektverantwortliche etc.).

Projektmanagement ohne Umwege

Durch sog. “Project Sites” hat man bereits wichtige Tools für das Projektmanagement auf einem Blick. Durch Features wie die Timeline, die einem die wichtigen Termine im Projektverlauf grafisch darstellt, kann es den Benutzern vereinfacht werden, das ganze Projekt im Überblick zu behalten. Die benutzerdefinierten Listen besitzen ein quasi unbegrenztes Potential für mögliche Projektmanagement-Maßnahmen.

Firmenweite Suchfunktion

Gerade bei großen Unternehmen ist es oft schwierig, bestimmte Dokumente zu finden, was zum Teil mit einem recht großen Zeitaufwand in Verbindung steht. Sharepoint bietet eine umfassende Suchfunktion, die – wenn sie richtig kalibriert ist – die Suchzeit auf ein Minimum reduziert.

Exzellente Dokumentenablage

Sharepoint ist eine hervorragende Plattform um Dokumente abzulegen und ist Netzwerklaufwerken überlegen. So kann man innerhalb einer Sharepoint Teamsite Dokumente jeglicher Art ablegen und kategorisieren. Ein besonderes Augenmerk wird hierbei auf Dateien aus Microsoft-Programmen gelegt (Word, Excel etc.). Diese sind direkt bearbeitbar und es besteht sogar die Möglichkeit Dokumente auszuchecken und zu versionieren, was die Kollaboration vereinfacht.

Möglichkeiten für ein Social Intranet

Da Sharepoint ein Web Content Management System ist, ist es damit ohne Weiteres möglich, ein Intranet innerhalb des Systems zu erstellen. Es gibt bei Sharepoint keinen vorgegebenen Seitenaufbau, denn das Layout aller Sites ist frei anpassbar. Durch einige soziale Funktionen, wie einer eigenen Profilseite (sog. “MySite”), sowie Likes und Kommentarfunktionen bietet Sharepoint eine optimale Basis für Firmenintranets. Durch die Anbindung an das Microsoft Active Directory, einem Nutzer-Verwaltungssystem, das mit Windows zu einem System mit einem Single-Sign-On kombiniert werden kann, werden Zugriffsprobleme ausgeschlossen.

Einfache Handhabung für Anwender

Microsoft Sharepoint hält sich an das Microsoft-typische Oberflächendesign, welches man bereits von Software wie Microsoft Word oder Microsoft PowerPoint kennt. Selbst für User, die mit Microsoft-Software nicht vertraut sind, bietet Sharepoint durch das minimalistische Design für den Endanwender dennoch eine hohe Benutzerfreundlichkeit. Nachdem eine Teamsite in Sharepoint angelegt wurde, besteht kaum Verwaltungsaufwand, was der Produktivität zugute kommt.

Anwendung von Geschäftsprozessen

Über Sharepoint ist es möglich, Geschäftsprozessen eine Form zu geben. Es gibt z. B. Möglichkeiten, Mitarbeiterbefragungen durchzuführen, was nur eine von vielen Anwendungen ist. Auch Aufgaben wie das Darstellen der Urlaubsplanung sind in Sharepoint mit Listen oder Zeitleisten durchführbar. Durch individuelle Workflows und Freigabeprozesse sind auch zusammenhängende Tätigkeiten standardisiert anlegbar. Ein Beispiel hierfür wäre die Anlage von neuen Mitarbeitern, welches mehrere Schritte beinhaltet (Mitarbeiter im HR anlegen, Hardware-Ausstattung, Zugänge anlegen etc.) und sich deshalb über mehrere Abteilungen erstreckt.

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